Guia de Iniciação Rápida
Orçamentação
1. Compreender o funcionamento do Visualorc
O Visualorc é um software específico para elaboração de orçamentos, planeamento e gestão de obras, utilizando tecnologia de base de dados.
Foi especialmente desenvolvido para empresas de construção que atuam na área das obras públicas e empreitadas de construção e sentem necessidade de uma ferramenta de apoio à orçamentação, planeamento e gestão das obras, que reduza o tempo de elaboração das suas propostas, elimine os erros e a repetição de tarefas e permita o acompanhamento das obras na elaboração de autos de medição, controle de compras, mapas comparativos e trabalhos a mais.
A utilização da tecnologia de Base de Dados permite, entre outras funcionalidades, a utilização simultânea do mesmo ficheiro por vários utilizadores, em ligação em rede.
A sua funcionalidade assenta na utilização de uma "Base de Dados", que serve de apoio ao "Orçamento", contendo atividades (composição de preços) e recursos "tipo" pré-construídos que podem ser importados para o orçamento, evitando desse modo a repetida composição de preços e criação de recursos nos diversos orçamentos.
O “Orçamento” contém a lista de preços unitários, para além de todos os dados respeitantes às atividades e recursos utilizados no desenvolvimento desse orçamento.
O "Orçamento" é desenvolvido associando a cada artigo da lista os recursos e/ou atividades necessários à composição do respetivo preço. Esses recursos ou atividades podem ser criados no "Orçamento" ou importados da "Base de Dados", ajustando posteriormente os preços unitários desses recursos ou a composição das atividades à realidade desse orçamento.
O "Orçamento" é independente da "Base de Dados" pelo que qualquer alteração no "Orçamento" não afeta a "Base de Dados".
2. Orçamentação
Na primeira utilização do programa, o visualorc abre automaticamente o orçamento “Exemplo” e a Base de Dados “Base de Dados – Exemplo”.
Ao iniciar, o programa carrega também de modo automático a "Lista de Preços Unitários" uma vez que será a partir desta lista que o orçamento é desenvolvido.
2.1 Criar ou Importar a Lista de Preços Unitários.
Quando o utilizador pretende dar início a um novo orçamento, deverá em primeiro lugar criar ou importar os Artigos da Lista de Preços Unitários. Os Artigos podem ser introduzidos diretamente na Lista, ou importados a partir de ficheiro excel.
2.2 Compor os preços unitários dos Artigos
Crie ou modifique os preços compostos dos artigos da Lista de Preços Unitários, clicando duas vezes com o botão esquerdo do rato sobre um artigo da lista de preços unitários.
A partir da nova janela de edição, poderá Inserir novas atividades e/ou recursos (criando novos ou utilizando os já existente no orçamento), ou importá-los a partir da "Base de Dados" (bastando para tal selecionar o separador "Base de Dados").
Assim, se clicar em “Inserir Ativ.”, abrirá um quadro de seleção de atividades, mostrando inicialmente as atividades que já se encontram no orçamento. No separador “Base de Dados”, a aplicação mostrará as atividades que se encontram na “Base de Dados” e que, selecionando, poderá importar para o seu orçamento.
Do mesmo modo funciona o quadro “Inserir Rec.”, para inserir recursos simples, sendo que neste caso deverá selecionar o recurso tendo em conta o tipo de recurso a que pertence (materiais, mão de obra, tarefeiros, subempreiteiros ou equipamentos)
Os quadros de inserção de atividades e de recursos possuem campos para filtros por palavra e para seleção por grupos, o quer permite uma rápida seleção do recurso ou atividade pretendida.
Depois de inserir os recursos e as atividades nesse artigo, pode alterar a quantidade de consumo ou ajustar o preço unitário desses recursos.
Uma vez que o “Orçamento” é independente da “Base de Dados”, qualquer alteração aos preços unitários dos Recursos ou à composição das Atividades não altera a “Base de Dados”.
A aplicação permite ainda a exportação das atividade e dos recursos para a “Base de Dados”, de modo a aproveitar o trabalhos desenvolvido para futuros orçamentos.
2.3 Introduzir Preços Diretos
Preços Diretos são preços introduzidos diretamente em cada artigo, em alternativa à utilização de recursos ou atividades. Tem por objetivo permitir a rápida introdução de preços de propostas de subempreiteiros ou de preços tabelados.
Cada preço direto deverá pertencer a um “tipo de preço direto”, o que permite verificar o valor final de preços diretos introduzidos para cada um dos tipos que definiu.
Clique no botão ‘vista de preços diretos’ e introduza preços diretos na coluna amarela, reportando-os a um tipo de preço direto.
Se pretender criar novos tipos de preços diretos deverá fazê-lo no menu (Orçamento / Preços Diretos).
O Visualorc permite a introdução de preços a partir de listas externas, tais como propostas de subempreiteiros, preços tabelados, etc. A importação funciona por colagem de conjunto de preços. Por exemplo, se a listagem tiver origem num ficheiro excel, basta selecionar o conjunto de preços que se pretende introduzir no orçamento, efetuar a operação de "copiar" (através das teclas “Ctrl+C") e de seguida no visualorc, posicionar no local do primeiro artigo da lista e carregar no botão "Copiar Preços Diretos". Se a lista de origem é proveniente de um ficheiro PDF, deve-se selecionar a coluna que contém os preços a copiar (para tal, no Acrobat Reader, selecionar com o rato mantendo premida a tecla ALT, uma página de cada vez), e de seguida introduzir os preços no visualorc do mesmo modo que no caso de um ficheiro excel. Depois de copiar o primeiro preço para o visualorc, os seguintes são automaticamente copiados ao manter premida a tecla "Enter".
Os artigos a que foram associados preços diretos podem ainda conter atividades e recursos, que serão adicionados ao preço final desse artigo.
2.4 Introduzir Margens
Clicando no botão ‘vista de margens’, selecione com o rato um ou mais artigos e introduza a margem a aplicar a cada artigo. Se pretender selecionar todos os artigos, clique no cabeçalho ‘margem’ e introduza a margem a aplicar a todos os artigos.
Pode também introduzir margens pelo sistema de “margens diferenciais", atribuindo a cada tipo de recurso uma margem diferenciada, no menu “Ferramentas / Margens Diferenciais”. Neste método é possibilitada a introdução de diferentes margens para materiais, mão-de-obra, tarefeiros, subempreitadas e preços diretos. A aplicação calcula, para cada artigo da lista de preços, a margem resultante tendo em conta o peso de cada tipo de recursos no artigo.
As margens podem ainda ser introduzidas por Capítulos, atribuindo a cada capítulo da lista de preços uma margem diferente. Esta opção está disponível no menu “Ferramentas / Margens por capítulos”
2.5 Rever e Otimizar o Orçamento
Em qualquer instante tem acesso à informação sobre a utilização dos recursos, atividades e preços diretos do orçamento que está a elaborar, podendo editar e alterar a informação e assim otimizar o seu orçamento.
No menu “Orçamento / Atividades” tem acesso a todas as atividades que estão a ser utilizadas no orçamento assim como a sua quantidade total, podendo editar a composição dessas atividades.
No menu “Orçamento / Recursos” pode verificar as quantidades de recursos utilizados, e alterar o seu preço unitário. Qualquer alteração será automaticamente reproduzida nos preços unitários do orçamento.
Em “Orçamento / Preços Diretos”, verificará o total de preços diretos afetados a cada um dos tipos de preços diretos, podendo ainda efetuar algumas operações tais como a aplicação de descontos sobre esses preços.
Poderá ainda consultar a curva ABC em “Orçamento/Curva ABC”. A curva ABC, baseada no princípio de Pareto (20% dos items correspondem a 80% do orçamento), é uma metodologia de classificação dos recursos pela sua importância no orçamento, permitindo identificar quais os mais importantes. À semelhança dos quadros anteriores, neste quadro poderá alterar os preços unitários e otimizar o seu orçamento.
Reveja também o resumo do orçamento (Orçamentos/Resumo do Orçamento). A criação dos capítulos é controlada pelos níveis de capítulo na lista de preços unitários, através da utilização dos botões ‘aumentar e diminuir nível de capítulo’.
Consulte ainda as propriedades do orçamento (Orçamentos/Propriedades), onde se indicam os valores respeitantes aos recursos e margens do orçamento.
2.6 Imprimir o Orçamento
Finalmente, imprima o orçamento (Ficheiros/Imprimir) ou clicando no botão Imprimir, escolhendo ainda o tipo de impressão que pretende. Antes da impressão, será exibida a pré-visualização da impressão.
Gestão de Obra
O software VISUALORC efetua a gestão da obra a partir dos dados de orçamento introduzidos e obtidos nessa fase, como o controle de custos, o controle e gestão de compras e subempreitadas, a elaboração de autos de medição, os trabalhos a mais, o planeamento semanal e a re-orçamentação.
3.1 CONTROLE DE CUSTOS
O Visualorc efetua o controle de custos da empreitada, permitindo conhecer os créditos, débitos e margens da obra.
Neste menu poderá lançar os créditos e os custos associados a esta obra e assim efetuar o controle de custos ao longo da empreitada.
Nesta janela é automaticamente criado o item relacionado com os créditos do Cliente e os custos de mão de obra, podendo o utilizador adicionar os custos referente às compras efetuadas ao longo da obra.
3.2 COMPRAS E SUBEMPREITADAS
No menu de compras e subempreitadas o gestor ou diretor da obra insere as compras e subempreitadas a efetuar e regista e controla o desenrolar da mesma ao longo de toda a execução da obra.
Atribuir a pasta de ficheiros
Na primeira coluna, para cada compra, o utilizador pode associar a pasta de ficheiros do Windows onde se encontram todos os dados respeitantes a esse fornecimento, e assim ter um acesso rápido e imediato à localização desses ficheiros.
Controle de Consultas
A tabela de Controlo de Consultas permite efetuar o registo das consultas efetuadas ao mercado, tal como a data do pedido, a data em que a proposta foi recebida, e outras observações.
Mapas Comparativos
Na coluna Mapa Comparativo, pode criar um mapa comparativo associado à compra respetiva. Nesse mapa, poderá associar artigos completos da lista de venda, recursos simples (materiais, mão de obra, subempreitadas, tarefeiros ou equipamentos) ou até criar linhas adicionais livres. A versatilidade na criação dos mapas comparativos permite qualquer tipo de análise ou simulação adequando-o ao tipo de consulta que está a efetuar.
No Mapa Comparativo, efetuará de seguida o lançamento dos preços dos vários fornecedores que consultou e selecionará a empresa a adjudicar.
Autos de Medição
Selecionada a empresa no mapa comparativo, os autos de medição dessa compra ou subempreitada são automaticamente preparados, e assim o diretor de obra poderá efetuar e acompanhar os autos dos fornecedores.
3.3 AUTOS DE MEDIÇÃO
Elaborar Autos de Medição para o Cliente no Visualorc é uma tarefa simples e imediata, bastando a introdução das quantidades do auto. O Visualorc informa, em cada artigo da lista e em cada auto, as quantidades já faturadas, os saldos, as percentagens por faturar, etc.
A impressão de cada auto é automática contendo todas as informações do auto elaborado.
3.4 TRABALHOS A MAIS
O Visualorc faz a gestão dos trabalhos a mais ao longo da empreitada, permitindo ao utilizador manter o registo atualizado dessas propostas.
Pasta de ficheiros
Do mesmo modo que na gestão de compras, para cada Trabalho a Mais o utilizador pode associar uma pasta de ficheiros que contenha os dados do trabalho a mais que está a elaborar (projetos, peças escritas, etc.) para obter o rápido acesso às mesmas.
Orçamento dos Trabalhos a Mais
A elaboração do orçamento de um trabalho a mais é em tudo semelhante à do orçamento principal, com a possibilidade de importar para a nova lista de trabalhos artigos da lista de preços inicial.
Autos de Medição dos Trabalhos a Mais
Assim que marque a proposta de trabalhos a mais como adjudicada, poderá de imediato elaborar os autos de medição desses trabalhos. À semelhança dos Autos de Medição para o Clientes e para os fornecedores, o programa importará automaticamente os registos do orçamento do trabalho a mais, pelo que o utilizador apenas terá de introduzir as quantidades do auto pretendidas.
3.5 PLANEAMENTO SEMANAL
O desenvolvimento de planos semanais de médio e curto prazo podem ser elaborados no visualorc, de acordo com o sistema Last Planner. O plano de médio prazo, até 8 semanas, (Look Ahead) permite ao diretor de obra o planeamento das próximas atividades a desenvolver na empreitada, a repartição de tarefas, a atribuição de responsabilidades e a identificação das suas eventuais restrições. O plano de 1 semana (Plano Semanal) permite a definição de compromissos juntamente com os seus executantes.
3.6 RE-ORÇAMENTAÇÃO
A re-orçamentação é a operação que visa ajustar e otimizar os custos da obra, sem no entanto, alterar os preços de venda já contratados.
Com a re-orçamentação, o gestor de obra terá um melhor conhecimento dos custos reais da empreitada e da margem final da mesma. Neste módulo, qualquer alteração aos preços de recursos, preços diretos ou composição de preços apenas influencia o preço de custo, não alterando o preço unitário de venda, recalculando assim em cada artigo a margem resultante do preço de custo alterado. Nesta operação, os dados do orçamento inicial permanecem inalterados.
Planeamento
O Visualorc permite a rápida elaboração do plano de trabalhos, mão-de-obra, equipamentos e respetivo plano de pagamentos, a partir dos dados do orçamento.
4.1 PLANO DE TRABALHOS
As tarefas do planeamento são obtidas dos capítulos do orçamento, podendo ser agregadas sub tarefas para um melhor detalhe do plano. Na elaboração do plano de trabalhos, o utilizador apenas tem de atribuir durações, localizar as tarefas no tempo por arrastamento das barras ou por aplicação de precedências entre as várias tarefas. O Visualorc determina automaticamente o caminho crítico do plano pelo método de Pert-CPM.O plano de pagamentos é obtido de forma imediata e automática a partir dos dados do orçamento, não necessitando de qualquer intervenção do utilizador. Todos os dados podem ser exportados para o MSProject.
4.2 PLANO DE PAGAMENTOS
O plano de pagamento é obtido diretamente a partir do orçamento sem qualquer intervenção do utilizador. O programa distribui ao longo do tempo os valores associados a cada tarefa do planeamento, de forma mensal. O cronograma financeiro contendo o resumo final dos valores de pagamento mensal são igualmente obtidos de forma imediata.
4.3 PLANOS DE MÃO-DE-OBRA E EQUIPAMENTOS
Os planos de mão-de-obra e de equipamentos são desenvolvidos no planeamento do Visualorc, atribuindo às tarefas pretendidas os recursos adequados. A aplicação permite a constituição de equipas tipo, constituídas por vários recursos de mão-de-obra e de equipamentos, permitindo ao utilizador a rápida introdução dos recursos pretendidos nas tarefas do planeamento.
4.4 PLANO DE COMPRAS
O plano de compras está disponível na fase de gestão de obra e permite efetuar o planeamento das compras a partir do plano de trabalhos da empreitada e atribuindo os prazos necessários para efetuar as consultas e concretizar os fornecimentos.
O plano de compras pode depois ser acompanhado ao longo do tempo, tornando-se uma importante ferramenta de organização e coordenação do trabalho.
