Gestão de Obras
Compras e Subempreitadas
1. Criar uma nova Compra
No menu principal, em Gestão de Obra -> Compras e subempreitadas, após abrir a respetiva janela, selecione o comando “Nova Compra”. Será criada uma nova linha. Introduza o nome da compra diretamente na célula.
Para cada compra, o quadro exibe os seguintes dados:
- Grupo: tem por objetivo manter organizada a lista de compras, associando cada compra a um grupo.
- Pasta: permite definir o atalho para a pasta Windows onde mantem arquivados os ficheiros respeitantes a esta compra, para posteriormente ter acesso imediato a esses dados.
- Consulta: neste quadro pode registar as consultas efetuadas respeitantes a esta compra.
- Mapa Comparativo: permite o acesso ao mapa comparativo da compra a efetuar.
- Encomenda: após a escolha do fornecedor a adjudicar, poderá emitir nota de encomenda, no caso de se tratar de um fornecimento, ou contrato de subempreitada.
- Auto de Medição: encontrando-se a compra adjudicada, poderá aqui efetuar autos de medição referentes a esta compra, cujos dados iniciais serão obtidos a partir do respetivo mapa comparativo.
Esta janela exibe ainda, para cada compra adjudicada, o valor orçamentado e o valor da adjudicação, obtidos do mapa comparativo.
2. Criar o Mapa Comparativo
a. Na linha correspondente à compra que criou, clique com o rato na célula corresponde ao Mapa Comparativo. Será aberta uma nova janela com o mapa comparativo, ainda vazio.
b. Associe Artigos ao mapa comparativo. Selecione o comando ”Associar Artigos”. Abrirá assim uma outra janela que contém a lista de preços unitários do orçamento. Nesta janela, selecione os artigos que pretende associar e clique no botão “Aceitar”. Os artigos selecionados serão importados para o seu mapa comparativo.
c. Associe Recursos do Orçamento ao Mapa Comparativo. Selecione o comando "Associar Recursos" e escolha os recursos que pretende importar para o seu mapa comparativo.
d. Crie Linhas Adicionais. Muitas vezes, os artigos da Lista de Preços Unitários não são suficientes para elaborar uma consulta a um fornecedor ou pode ter necessidade de adicionar outras informações ao mapa comparativo. A utilização de linhas adicionais permite dar a versatilidade necessária quando trabalha com mapas comparativos.
e. Imprima a lista de trabalhos para efetuar consultas. Criado o mapa comparativo, poderá agra imprimir a lista de trabalhos para efetuar consultas, no menu principal, em Imprimir, e selecionando depois a opção Imprimir Lista de Trabalhos. Poderá ainda efetuar a exportação da lista para um ficheiro excel, na respetiva opção do menu principal ou por simples operação de copiar/colar.
f. Crie colunas para introdução das Propostas dos Fornecedores. Utilize o Comando “Propostas” do menu inferior para ter acesso a uma nova janela, onde poderá criar as empresas cujos preços pretende introduzir no mapa comparativo. Clique em “Nova Proposta” para introduzir uma nova linha, e nela poderá introduzir o nome da empresa. Nessa janela poderá reordenar as propostas, usando as setas verticais do menu, copiar propostas (sempre que pretende por exemplo criar uma versão revista de uma proposta já introduzida), ou marcar a proposta como 'Ativa' ou 'Adjudicada'. De seguida faça “Sair” para voltar à janela inicial do mapa comparativo.
g. Introduza os preços dos fornecedores nas propostas respetivas. Uma vez criadas as colunas com os fornecedores, introduza os preços das suas propostas. A introdução poderá ser efetuada à semelhança do que é feito quando introduz preços diretos na lista de Preços Unitários, utilizando o comando “Colar Preços Diretos”
h. Finalmente, selecione a proposta a adjudicar. Após esta seleção, já poderá avançar para a elaboração da nota de encomenda ou contrato de subempreitada, e para os autos de medição dessa compra.
3. Emitir Nota de Encomenda ou Contrato de Subempreitada
a. Uma vez selecionada a proposta a adjudicar, já poderá emitir a respetiva Nota de Encomenda uo o Contrato de Subempreitada.
b. No Controle de Compras, selecione a célula correspondente à coluna de "Encomenda". Na primeira vez, deverá escolher entre "Fornecimento" ou "Subempreitada". A opção de Fornecimento permitirá emitir a Nota de Encomenda, enquanto que a opção de Subempreitada permitirá selecionar entre Contrato de Subempreitada ou Nota de Encomenda.
c. O Visualorc irá utilizar o modelo pré-definido que se encontra gravado na sua Base de Dados. Poderá editar esse modelo à realidade da sua empresa, selecionando o comando "Editar Modelo", o que fará com que as novas Notas de Encomenda e Contratos a emitir se baseiem no modelo alterado. Se pretender utilizar o modelo acabado de criar nesta compra, poderá selecionar o comando Importar Modelo, que substituirá o dados existentes.
4. Elaborar Autos de Medição
No Visualorc, é possível elaborar autos de medição em 3 situações diferentes:
- autos de medição referentes ao orçamento inicial: a partir o menu principal, em Gestão de Obra -> Autos de Medição
- autos de medição referentes a trabalhos a mais: na janela de gestão de trabalhos a mais, na coluna Autos de Medição.
- autos de medição referentes a compras ou subempreitadas: na janela de compras e subempreitadas na coluna Autos de Medição
O programa importará automaticamente os dados do orçamento ou dos mapas comparativos para os autos de medição.
Consulte mais abaixo o menu referente a Autos de Medição para saber mais sobre como utilizar esta funcionalidade.
Trabalhos a Mais
1. Criar um novo Trabalho a Mais.
No menu principal, em Gestão de Obra -> Trabalhos a Mais, após abrir a respetiva janela, selecione o comando “Novo”. Será criada uma nova linha. Introduza o nome do trabalho a mais diretamente na célula, bem como a referência que lhe pretende associar.
2. Criar o Orçamento de Trabalhos a Mais
Na linha correspondente ao trabalho a mais que criou, clique com o rato na célula corresponde ao Orçamento. Será aberta uma nova janela com o orçamento. A criação de um novo orçamento de trabalhos a mais é efetuada do mesmo modo que no orçamento principal. Pode importar um ficheiro do excel, copiar listagem e colar, ou inserir artigos manualmente.
a. Importar artigos da Lista de Preços Unitários. Especialmente nos casos em que pretende usar um artigo com preço contratual já existente na Lista de Preços Unitários da obra, pode utilizar este comando no menu inferior em “Importar da LPU”. Será exibida uma nova janela com os artigos da lista de preços onde poderá selecionar os artigos que pretende importar.
b. Componha preços e introduza a margem. As operações de composição de preços e de introdução de margens são efetuada do mesmo modo que no caso do desenvolvimento do orçamento inicial.
c. Confirme que a proposta de trabalhos a mais se encontra adjudicada. Na janela do orçamento, selecione “Adjudicado” no menu inferior, de modo a poder avançar na janela principal de trabalhos a mais para a posterior elaboração de autos.
3. Elaborar Autos de Medição
Após marcar a proposta como adjudicada, pode elaborar Autos de Medição referentes a essa proposta, selecionando a célula correspondente na linha do trabalhos a mais que está a gerir. Veja mais detalhes no Item específico referente a Autos de Medição.
Autos de Medição
No Visualorc, é possível elaborar autos de medição em 3 situações diferentes:
- autos de medição referentes ao orçamento inicial: a partir o menu principal, em Gestão de Obra -> Autos de Medição
- autos de medição referentes a trabalhos a mais: na janela de gestão de trabalhos a mais, na coluna Autos de Medição.
- autos de medição referentes a compras ou subempreitadas: na janela de compras e subempreitadas na coluna Autos de Medição
O programa importará automaticamente os dados do orçamento para os autos de medição. Qualquer acréscimo ou alteração efetuada na lista de artigos dos autos de medição, não se refletem na lista de preços unitários do orçamento.
1. Elaborar o Auto de Medição
a. Selecione o número do auto que pretende elaborar. Na caixa de seleção, selecione o auto a elaborar. Não existindo ainda nenhum auto elaborado, será automaticamente selecionado o auto nº 1.
b. Introduza as quantidades a faturar em cada artigo. Na coluna de quantidade do auto, introduza as quantidades pretendidas em cada artigo. Nas colunas de Saldo e % Faturada serão imediatamente atualizados os respetivos valores. Introduza as quantidades por percentagens acumuladas. Pode ainda obter o cálculo das quantidades introduzindo na coluna de % Faturada o valor acumulado que pretende seja aplicado nesse artigo. A aplicação efetuará automaticamente o cálculo da quantidade, tendo em conta as quantidades faturadas em autos anteriores.
c. Encontre os artigos cuja faturação ainda não foi esgotada. Na barra de ferramentas do menu superior selecione o botão “Procura artigo por faturar”. Será direcionado para o artigo seguinte com saldo positivo.
d. Selecione apenas artigos com valores. Se pretender, pode visualizar unicamente os artigos do auto que possuem valores, selecionando a caixa “Mostrar apenas artigos com valores” no menu inferior. Serão exibidos unicamente os artigos valorizados, para além dos capítulos. Utilize este comando especialmente se pretende efetuar uma verificação de autos a partir de uma lista exterior.
2. Imprimir o Auto de Medição
Finalmente, imprima o auto de medição, selecionando o botão Imprimir na barra de ferramentas no menu superior. Poderá selecionar entre imprimir toda a lista, selecionar os artigos que pretende imprimir (por defeito), ou imprimir a totalidade de capítulos com valores, não imprimindo os restantes.
Controle de Custos
1. Lançar Custos de Compras e Subempreitadas
No menu principal, em Gestão de Obra -> Controle de Custos, selecione a coluna de créditos ou de débitos para lançar as faturas do fornecedor relativas a essa compra. Poderá então comparar o valor dos custos efetivos, o valor adjudicado e o valor orçamentado
2. Lançar a faturação ao Cliente e os Custos da Mão de Obra
De modo semelhante às compras, poderá efetuar o lançamento da faturação ao cliente e dos custos de mão de obra em cada mês na linha apropriada para o efeito.
3. Analisar os Custos
Analize os custos da obra ao longo do tempo selecionado o botão "Valores Mensais". Terá então acesso ao relatório contendo em cada mês, os valores de créditos e de débitosda empreitada.
