Orçamentação
Iniciar um novo Orçamento
1. Criar o novo Ficheiro do Projeto
No menu superior do programa, escolha "Ficheiro" e de seguida "Novo Orçamento" . Na nova janela escolha a pasta e o nome do ficheiro que pretende criar.
O programa irá abrir automaticamente a janela da Lista de Preços Unitários, que inicialmente se encontra sem dados.
2. Introduzir dados na Lista de Preços Unitários
O articulado do orçamento pode ser introduzido na Lista de Preços Unitários de 3 formas diferentes:
a. Por introdução direta nas células da lista, introduzindo o texto e quantidades nas células respetivas.
b. Através de operação copiar/colar a partir do programa excel: Abra o ficheiro Excel que contém a lista a importar, selecione as células e efetue o comando Copiar (Ctrl+C). No visualorc, clique no botão "Copiar a partir do Excel" para importar os dados. Os artigos do Excel foram agora copiados para a Lista de Preços Unitários do seu orçamento.
Para que seja possível efetuar a cópia, os dados de origem deverão estar ordenados por colunas na mesma ordem utilizada no Visualorc (Artº, Descrição, Unidade e Quantidade). Esta opção apenas está disponível quando a lista de preços se encontra vazia.
c. Por importação de ficheiro excel. Prepare o ficheiro excel que contém a lista de trabalhos a importar, garantindo que se encontra na primeira folha do excel, e que as colunas se encontram ordenadas por colunas na mesma ordem utilizada no Visualorc (Artº, Descrição, Unidade e Quantidade). No visualorc, selecione "Orçamento / Ferramentas / Importar Lista de Preços do Excel". A lista de preços do excel será introduzida no visualorc. Nesta opção, caso já existam dados na lista de preços, os dados importados serão adicionados no final.
3. Definir os Capítulos do Orçamento
a. Para definir um artigo como o título de um capítulo, selecione com o rato os artigos imediatamente a seguir que pretende que pertençam a esse capítulo. De seguida, clique no botão “Aumenta nível de capítulo”. Os artigos selecionados avançaram um nível e o artigo imediatamente acima ficará a negrito.
Repita este comando ao longo de toda a lista.
b. Se pretender, defina sub-capítulos, etc., do mesmo modo que fez para os capítulos.
c. Reveja a organização criada no Resumo do Orçamento, a partir do menu principal.
Compôr Preços
1. Introduzir Recursos da Base de Dados
a. Edite o preço composto do artigo. Na janela da Lista de Preços unitários, dê um duplo clique na linha do artigo a que pretende compor o preço. A janela de composição de preços será aberta.
b. Insira recursos da base de dados no preço do artigo. Na janela de composição de preços, clique no comando “Inserir Rec.” A janela “Selecionar Recursos” será aberta, e exibirá os recursos já existentes no orçamento, no grupo e no tipo de recurso que foi automaticamente selecionado.
c. Selecione recursos da Base de Dados. Ainda na janela “Selecionar Recursos”, selecione o separador “Base de Dados”. Serão agora exibidos os recursos existentes na base de dados, pertencentes ao grupo e tipo de recurso que está selecionado. Alterne entre os vários tipos de recursos (materiais, mão de obra, tarefeiros, subempreitadas ou equipamentos) e entre os vários grupos disponíveis. Se pretender visualizar os recursos de todos os grupos, escolha na caixa de seleção do grupo, a opção “todos” ou clique no botão “ver todos os grupos".Pode também pesquisar recursos escrevendo algumas palavras na caixa de pesquisa. À medida que vai encontrando os recursos que pretende, selecione-os dando um clique na linha do recurso que pretende. A linha ficará na cor azul. Nesta operação pode selecionar mais de um recurso de uma só vez, no entanto devem pertencer todos à Base de Dados ou ao Orçamento. Assim que conclua a seleção, clique no comando “Aceitar”, de modo a que os recursos sejam importados para a composição do preço do artigo.
d. Ajuste as quantidades e preços dos recursos importados na composição de preços. Agora que já introduziu recursos na composição de preço do artigo, ajuste as quantidades de cada recurso e os seus preços unitários. Ao alterar o preço unitário do recurso, o mesmo não afetará o preço inicial que se encontrava na Base de Dados, uma vez que foi criado um recurso no Orçamento independente do recurso na Base de Dados.
2. Introduzir Atividades da Base de Dados
a. Edite o preço composto do artigo. Do mesmo modo que na inserção de recursos, na janela da Lista de Preços unitários, dê um duplo clique na linha do artigo a que pretende compor o preço. A janela de composição de preços será aberta.
b. Insira atividade da base de dados no preço do artigo. Na janela de composição de preços, clique no comando “Inserir Ativ.” A janela “Selecionar Atividades” será aberta, e exibirá as atividades já existentes no orçamento, no grupo que foi automaticamente selecionado.
c. Selecione atividades da Base de Dados. Ainda na janela “Selecionar Atividades”, selecione o separador “Base de Dados”. Serão agora exibidas as atividades existentes na base de dados, pertencentes ao grupo que está selecionado. Alterne entre os vários grupos disponíveis. Se pretender visualizar todas as atividades de todos os grupos, escolha na caixa de seleção do grupo, a opção “todos” ou clique no botão “ver todos os grupos”.
Pode também pesquisar atividades escrevendo algumas palavras na caixa de pesquisa.
À medida que vai encontrando as atividades que pretende, selecione-as dando um clique na linha da atividade que pretende. A linha ficará na cor azul. Nesta operação pode selecionar mais de uma atividade de uma só vez, no entanto devem pertencer todos à Base de Dados ou ao Orçamento.
Assim que conclua a seleção, clique no comando “Aceitar”, de modo a que as atividades sejam importadas para a composição do preço do artigo.
d. Ajuste as quantidades e preços das atividades importados na composição de preços. Agora que já introduziu atividades na composição de preço do artigo, ajuste as quantidades de cada atividade e a composição do preço da atividade.
3. Criar novos Recursos ou Atividades
a. Crie novos recursos ou atividades no orçamento enquanto faz a composição do preço. Na janela de composição de preços de artigos, utilize o comando “Inserir Rec.” Ou “Inserir Ativ.” como se fosse selecionar recursos ou atividades. Na Janela de seleção, clique em “Criar Novo Rec.” Ou “Criar Nova Ativ.”. Abrirá uma nova janela para criação do novo recurso ou atividade. De seguida, selecione-o e insira-o no preço composto do artigo. O recurso ou atividade criados passam a pertencer ao seu orçamento, não alterando a Base de Dados.
b.Criar novos recursos ou atividades nas tabelas de Recursos ou Atividades. Outra forma de criar novos registos de recursos ou de atividade é utilizando as respetivas tabelas, às quais tem acesso no menu principal do programa em Orçamento -> Atividades e Orçamento -> Recursos. Nestas janelas pode criar os novos registos, compor os preços das atividades criadas, ficando estes recursos e atividades a pertencer ao seu orçamento. No entanto, apenas serão efetivamente utilizadas, quando as selecionar na composição de preço de um artigo da Lista de Preços.
4. Introduzir Preços Diretos
a. Ativar a “Vista de Preços Diretos”. Para introduzir uma lista de preços externa diretamente na Lista de Preços Unitários, ative a “vista de preços diretos”, usando o respetivo botão da barra de ferramentas na parte superior do menu, ou no menu principal, em Orçamento -> Vistas -> Vista de preços diretos.
b. Definir e selecionar o “tipo de preço direto” que vai introduzir. Assim que selecionou a vista de preços diretos, fica visível uma caixa de seleção, na cor amarela, onde deve escolher o tipo de preço direto que vai agora introduzir. Caso ainda não existe, pode selecionar nessa caixa a opção “…..Criar Novo Preço Direto…..”. Os preços diretos que vai introduzir ficarão referenciados ao tipo de preço direto que se encontra selecionado nessa caixa.
c. Introduzir os preços manualmente. Pode introduzir diretamente de forma manual os preços diretos na respetiva coluna. Em alternativa, passe para o passo seguinte.
d. Introduzir os preços de uma lista externa através de colagem. Na lista que pretende importar, selecione as células que contêm os preços unitários a importar. Caso a mesma esteja no formato excel, bastará selecionar diretamente as células pretendidas e efetuar o comando Copia (Ctrl+C).
Quando a lista se encontra em formato PDF, selecione página a página a coluna que contém os preços que vai importar (no Acrobat Reader, prima a tecla Alt enquanto efetua a seleção, para a limitar a uma coluna da lista). Do mesmo modo, efetue o comando Copiar (Ctrl+C)
No visualorc, pode agora colar os preços através do comando “Colar Preços Diretos” no menu inferior. A colagem será efetuada artigo a artigo, podendo efetuar a colagem de vários preços rapidamente mantendo através da tecla Enter.
e. Confirmar que a lista externa corresponde à Lista de Preços Unitários. Dada a facilidade e rapidez com que pode ser efetuada esta operação, o utilizador deve-se certificar se os preços que estão a ser importados correspondem na mesma ordenação aos preços da lista externa. Caso, por exemplo, la lista externa esteja em falta um preço, deve ter isso em conta quando está a importar.
f. Verificar o valor total dos preços diretos que acabou de introduzir. Após efetuar a importação dos preços, verifique que o total introduzido corresponde ao valor total da lista externa. Para ter acesso a essa informação, desloque-se à janela de Preços Direto, em Orçamento -> Preços Diretos.
5. Utilizar Mapas Comparativos
Em alternativa, pode introduzir preços diretos a partir dos Mapas Comparativos das consultas efetuadas
a. Crie um novo mapa comparativo. No menu principal, em Orçamento -> Mapas Comparativos, após abrir a respetiva janela, selecione o comando “Novo”. Será criada uma nova linha. Introduza nessa linha o nome do mapa comparativo que pretende criar.
b. Associe o mapa comparativo a um grupo. De seguida, associe o mapa comparativo que criou a um grupo, de modo a manter a organização dos seus dados. Na coluna mais à esquerda, selecione o grupo a que pretende que este mapa fique associado.
c. Associe Artigos ao mapa comparativo. Dê duplo clique na linha do mapa comparativo, o que abrirá a janela de elaboração do mapa. Nesta nova janela, selecione o comando ”Associar Artigos”. Abrirá assim uma outra janela que contém a lista de preços unitários do orçamento. Nesta janela, selecione os artigos que pretende associar e clique no botão “Aceitar”. Os artigos selecionados serão importados para o seu mapa comparativo.
d. Crie Linhas Adicionais. Muitas vezes, os artigos da Lista de Preços Unitários não são suficientes para elaborar uma consulta a um fornecedor ou pode ter necessidade de adicionar outras informações ao mapa comparativo. A utilização de linhas adicionais permite dar a versatilidade necessária quando trabalha com mapas comparativos.
e. Imprima a lista de trabalhos para efetuar consultas. Criado o mapa comparativo, poderá agra imprimir a lista de trabalhos para efetuar consultas, no menu principal, em Imprimir, e selecionando depois a opção Imprimir Lista de Trabalhos. Poderá ainda efetuar a exportação da lista para um ficheiro excel, na respetiva opção do menu principal ou por simples operação de copiar/colar.
f. Crie colunas para introdução das Propostas dos Fornecedores. Utilize o Comando “Propostas” do menu inferior para ter acesso a uma nova janela, onde poderá criar as empresas cujos preços pretende introduzir no mapa comparativo. Clique em “Nova Proposta” para introduzir uma nova linha, e nela poderá introduzir o nome da empresa. Nessa janela poderá reordenar as propostas, usando as setas verticais do menu, copiar propostas (sempre que pretende por exemplo criar uma versão revista de uma proposta já introduzida), ou marca a proposta como Ativa ou Adjudicada. De seguida faça “Sair” para voltar à janela inicial do mapa comparativo.
g. Introduza os preços dos fornecedores nas propostas respetivas. Uma vez criadas as colunas com os fornecedores, introduza os preços das suas propostas. A introdução poderá ser efetuada à semelhança do que é feito quando introduz preços diretos na lista de Preços Unitários, utilizando o comando “Colar Preços Diretos”
h. Exporte os preços do fornecedor para a Lista de Preços Unitários. Após a seleção da empresa escolhida, que irá entrar em conta no seu orçamento, efetue a exportação dos dados para a lista. Coloque o cursor numa célula da coluna da proposta escolhida e no menu principal, selecione “Exportar preços para a LPU”. O programa criará um preço direto com o nome do mapa comparativo e exportará os preços para os artigos respetivos.
i. Verifique os valores exportados para a lista de preços. Finalmente poderá verificar que os preços exportados correspondem aos valores da proposta do fornecedor. Pode consultar a lista de preços diretos e verificar que o preço direto automaticamente criado tem o valor total da proposta do fornecedor.
6. Aplicar Margens no Orçamento
As margens no orçamento podem ser introduzidas por 3 métodos diferentes: diretamente na lista de preços, por margens diferenciais ou por margens por capítulos.
a. Ative a “Vista de Margens”. Para introduzir de forma direta as margens na Lista de Preço Unitários, ative a “Vista de margens” na barra de ferramentas superior ou no menu principal em Orçamento -> Vistas -> Vista de margens.
b. Introduza as margens diretamente. Com a vista de margens ativada poderá agora introduzir as margens nos artigos, introduzindo o coeficiente K na coluna de Margens. Assim, para por exemplo introduzir uma margem de 20%, introduza o valor 1.2.
c. Selecione vários artigos para a introdução simultânea. Pode selecionar vários artigos da lista (na coluna da margem) que, ao introduzir o valor, todos os artigos selecionados serão afetados pela margem introduzida. Se pretender selecionar a totalidade da lista, dê um clique no cabeçalho da coluna, e de seguida introduza o valor pretendido.
d. Introduza Margens Diferenciais. Pode em alternativa introduzir no orçamento Margens Diferenciais - margens diferenciadas por tipo de recurso (materiais, mão-de-obra, tarefeiros, subempreitadas e equipamentos) e por preços diretos. Vá a Orçamento -> Ferramentas -> Margens diferenciais, e na janela seguinte introduza as margens para cada tipo de recurso ou preço direto. A aplicação irá calcular a margem de cada um dos artigos da lista de preços unitários, tendo em conta a sua composição e as margens diferenciais definidas. Note que esta ferramenta apenas efetua o cálculo e exportação das margens para a Lista de Preços, pelo que alterações posteriores na margem não alteram os valores que foram usados nas margens diferenciais.
e. Introduza Margens por Capítulos. Pode ainda introduzir margens por capítulo. Vá a Orçamento -> Ferramentas -> Margens por capítulos, e na janela seguinte introduza as margens que pretende em cada capítulo. Pode também aqui selecionar vários capítulos para introdução simultânea. Note que esta ferramenta apenas efetua o cálculo e exportação das margens para a Lista de Preços, pelo que alterações posteriores na margem não alteram os valores que foram usados nas margens por capítulos.
7. Utilizar funções avançadas
O Visualorc inclui muitas funcionalidades que permitem ao utilizador a melhor experiência e rapidez na elaboração dos seus orçamentos. Algumas dessas funcionalidades são:
- a exportação da lista de preços unitários e dos restantes relatórios para ficheiro excel.
- a exportação da lista de preços unitários e restantes relatórios por simples operação de copiar/colar
- a possibilidade de copiar a composição de preços entre artigos por simples operação copiar/colar
- a criação de subempreitadas rápidas com o nome do artigo.
- a criação de preços compostos rápidos com a criação automática de um material adicionado aos recursos de mão de obra utilizados recentemente.
- a função "explodir atividade", que transforma automáticamente uma atividade existente em um artigo, quando isolada, nos seus componentes, de modo a poder reutilizá-la em artigos idênticos.
- a função "transformar em atividade", que cria num artigo uma nova atividade isolada, constituida pelas atividades e recursos que o constituem.
- a função "duplicar atividade" e "duplicar recurso".
- a possibilidade de copiar para a Base de Dados recursos ou atividades criadas no orçamento, para futura utilização.
- a atualização de preços unitários de recursos usados no orçamento, para a Base de Dados.
- a possibilidade de copiar preços dos artigos do mesmo orçamento, com a aberura de uma segunda instância do mesmo ficheiro.
- Teclas de atalho para as operações mais comuns da orçamentação, permitindo o rápido desenvolvimento do orçamento.
Explorar e otimizar o Orçamento
1. Consultar os recursos usados no orçamento.
No menu principal, em Orçamento -> Recursos, poderá consultar a quantidade total dos vários recursos utilizados no orçamento, assim como o respetivo preço unitário e preço total. Poderá otimizar o seu orçamento ajustando os preços dos recursos, que se refletirão nos preços unitários do orçamento.
Do mesmo modo pode consultar a utilização das atividades que foram definidas no seu orçamento e ajustar ou otimizar os consumos e preços unitários dos recursos que os compõem.
2. Otimizar os Preços Diretos.
Selecione a janela de Preços Diretos no menu principal, em Orçamento -> Preços Diretos. Poderá consultar os preços diretos introduzidos e aplicar descontos a cada um dos preços.
3. Consultar recursos e preços diretos utilizados por capítulo ou subcapítulo.
Poderá também visualizar a quantidade e valor dos recursos utilizados por cada capítulo ou subcapítulo do orçamento.
Na lista de preços unitários, clique com o botão direito do rato sobre o capítulo que pretende visualizar. Escolha a opção “Recursos e P. Diretos do Capítulo”. Será exibida uma nova janela contendo os recursos e preços diretos utilizados exclusivamente no capítulo selecionado.
Do mesmo modo, pode efetuar essa operação na janela “Resumo do Orçamento”.
4. Consultar a Curva ABC do Orçamento.
O método da Curva ABC baseia-se no princípio de Pareto, que estipula que cerca de 20% dos items correspondem a 80% do valor do orçamento. Nesta janela os recursos, assim como os preços diretos, são ordenados pela sua importância no orçamento. Os recursos mais importantes que totalizem até 80% do valor do orçamento são classificados na zona A. Na zona B serão classificados os seguintes 15% e na zona C os restantes 5%. Com esta classificação, o utilizador terá uma noção clara e objetiva de quais os recursos que deve dar maior atenção na otimização do orçamento e na gestão da obra.
