Elaborar mapas comparativos
Un mapa comparativo bien estructurado es lo que separa una decisión de compra fundamentada de una elección por impresión. Compare todas las propuestas con los mismos artículos y criterios, negocie con cada proveedor con argumentos concretos y documente el motivo de la elección — sin el riesgo, habitual en la comparación manual, de intercambiar cantidades u olvidar artículos entre propuestas organizadas de forma diferente.
En Visualorc, este trabajo deja de ser manual. El mapa se genera directamente desde la lista de precios del presupuesto, por lo que cada propuesta se compara artículo por artículo con el valor presupuestado, sin reconstruir listas aparte. La solicitud de precios se envía por correo electrónico desde la propia aplicación, con el listado de obras adjunto. Y cuando llega la propuesta, no necesita transcribirla: adjunte el PDF del proveedor y Visualorc lee y asocia automáticamente cada precio al artículo correcto, señalando de inmediato diferencias de cantidad, de unidad o errores de cálculo en la propuesta. La consulta, comparación y adjudicación quedan registradas en el mismo presupuesto, listas para pasar directamente a la orden de compra o al contrato de subcontratación.
Crear el mapa comparativo y añadir las empresas a consultar
- En la lista de mapas comparativos, haga clic en "Nuevo" para crear un mapa a partir de la lista de precios del presupuesto — o en "Copiar" para duplicar un mapa ya existente.
- Dentro del mapa, haga clic en "Propuestas" para gestionar las empresas a consultar.
- Añada cada empresa mediante "Nueva Propuesta", elíjala de la lista de proveedores ya registrados en "De la lista", o duplique una propuesta similar con "Copiar Propuesta".
Enviar la solicitud de precios por correo electrónico
- Marque la columna "Envío por Email" en las empresas a las que quiere solicitar precios.
- Haga clic en "Enviar Solicitud".
- Revise el asunto y el texto del correo — Visualorc propone un texto predefinido y memoriza el último utilizado.
- Elija si también quiere enviar la versión en Excel, además del PDF, y si quiere revisar el correo en Outlook antes de enviarlo.
- Confirme el envío. Visualorc registra la fecha de la solicitud en cada empresa, para saber quién ya ha sido contactado.
Importar la propuesta del proveedor automáticamente
- Al recibir la respuesta, adjunte el PDF de la propuesta en la columna "Propuesta del Proveedor" — haga clic para elegir el archivo, o arrástrelo directamente desde el Explorador hasta la fila de la empresa.
- Visualorc lee de inmediato el contenido del PDF e intenta identificar los precios de cada artículo.
- Si ya existen precios diferentes para esa propuesta, elija si quiere sustituirlos por los leídos en el PDF, mantener los existentes y completar solo lo que está vacío, o cancelar sin cambiar nada.
- Revise el resumen presentado: precios añadidos al mapa, precios existentes mantenidos, artículos sin precio en la propuesta, diferencias de cantidad o de unidad, y posibles errores de cálculo en la propia propuesta del proveedor.
- Si es necesario, abra el informe completo para confirmar, línea por línea, las correspondencias señaladas como dudosas.
Comparar y aceptar la propuesta ganadora
- Compare los precios de todas las empresas lado a lado con el valor presupuestado.
- Marque la columna "Seleccionada" en la propuesta ganadora — Visualorc desmarca automáticamente las demás, manteniendo siempre una única propuesta elegida en este mapa del presupuesto.
- Use el botón de nota, junto al total de cada mapa, para registrar una observación sobre la elección realizada.
El mapa comparativo del presupuesto y el mapa correspondiente de la gestión de obra son independientes a partir del momento en que la obra arranca: la adjudicación a la empresa, las compras y el control de costes pasan a gestionarse solo en el mapa de la gestión de obra, manteniendo el mapa del presupuesto como registro de la propuesta elegida inicialmente.