Élaborer des cartes comparatives
Une carte comparative bien structurée est ce qui distingue une décision d'achat fondée d'un choix fait à l'impression. Comparez toutes les propositions selon les mêmes articles et critères, négociez avec chaque fournisseur avec des arguments concrets, et documentez la raison du choix — sans le risque, courant dans la comparaison manuelle, d'intervertir des quantités ou d'oublier des articles entre des propositions organisées différemment.
Dans VisualOrc, ce travail n'est plus manuel. La carte est générée directement à partir de la liste de prix de l'estimation, si bien que chaque proposition est comparée article par article avec la valeur estimée, sans reconstruire de listes séparées. La demande de prix part par e-mail depuis l'application elle-même, avec la liste des travaux en pièce jointe. Et lorsque la proposition arrive, inutile de la retranscrire : joignez le PDF du fournisseur et VisualOrc lit et associe automatiquement chaque prix à l'article correct, signalant immédiatement les différences de quantité, d'unité ou les erreurs de calcul dans la proposition. Consultation, comparaison et attribution sont enregistrées dans la même estimation, prêtes à partir directement vers le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.
Créer la carte comparative et ajouter les entreprises à consulter
- Dans la liste des cartes comparatives, cliquez sur "Nouveau" pour créer une carte à partir de la liste de prix de l'estimation — ou sur "Copier" pour dupliquer une carte existante.
- Dans la carte, cliquez sur "Propositions" pour gérer les entreprises à consulter.
- Ajoutez chaque entreprise via "Nouvelle Proposition", choisissez-la dans la liste des fournisseurs déjà enregistrés via "Depuis la Liste", ou dupliquez une proposition similaire avec "Copier la Proposition".
Envoyer la demande de prix par e-mail
- Cochez la colonne "Envoi par E-mail" pour les entreprises à qui vous voulez demander des prix.
- Cliquez sur "Envoyer la Demande".
- Vérifiez l'objet et le texte de l'e-mail — VisualOrc propose un texte par défaut et mémorise le dernier utilisé.
- Choisissez si vous souhaitez aussi envoyer la version Excel, en plus du PDF, et si vous voulez revoir l'e-mail dans Outlook avant de l'envoyer.
- Confirmez l'envoi. VisualOrc enregistre la date de la demande pour chaque entreprise, pour savoir qui a déjà été contacté.
Importer automatiquement la proposition du fournisseur
- À la réception de la réponse, joignez le PDF de la proposition dans la colonne "Proposition du Fournisseur" — cliquez pour choisir le fichier, ou glissez-le directement depuis l'Explorateur sur la ligne de l'entreprise.
- VisualOrc lit immédiatement le contenu du PDF et tente d'identifier les prix de chaque article.
- Si des prix différents existent déjà pour cette proposition, choisissez de les remplacer par ceux lus dans le PDF, de conserver les existants et de ne remplir que ce qui est vide, ou d'annuler sans rien changer.
- Vérifiez le résumé affiché : prix placés sur la carte, prix existants conservés, articles sans prix dans la proposition, différences de quantité ou d'unité, et éventuelles erreurs de calcul dans la proposition du fournisseur elle-même.
- Si nécessaire, ouvrez le rapport complet pour confirmer, ligne par ligne, les correspondances signalées comme incertaines.
Comparer et accepter la proposition gagnante
- Comparez les prix de toutes les entreprises côte à côte avec la valeur estimée.
- Cochez la colonne "Sélectionnée" sur la proposition gagnante — VisualOrc décoche automatiquement les autres, ne conservant toujours qu'une seule proposition choisie dans cette carte de l'estimation.
- Utilisez le bouton de note, à côté du total de chaque carte, pour consigner une remarque sur le choix effectué.
La carte comparative de l'estimation et la carte correspondante de la gestion de chantier deviennent indépendantes dès que le chantier démarre : l'attribution à l'entreprise, les achats et le contrôle des coûts sont alors gérés uniquement dans la carte de la gestion de chantier, la carte de l'estimation restant le registre de la proposition initialement choisie.