Elaborar mapas comparativos
Um mapa comparativo bem estruturado é o que separa uma decisão de compra fundamentada de uma escolha por impressão. Compare todas as propostas pelos mesmos artigos e critérios, negoceie com cada fornecedor com argumentos concretos e documente a razão da escolha — sem o risco, comum na comparação manual, de trocar quantidades ou esquecer artigos entre propostas organizadas de forma diferente.
No Visualorc, este trabalho deixa de ser manual. O mapa nasce diretamente da lista de preços do orçamento, pelo que cada proposta é comparada artigo a artigo com o valor orçamentado, sem reconstruir listas à parte. O pedido de preços sai por email a partir da própria aplicação, com a lista de trabalhos em anexo. E quando a proposta chega, não precisa de a transcrever: anexe o PDF do fornecedor e o Visualorc lê e associa automaticamente cada preço ao artigo certo, sinalizando de imediato diferenças de quantidade, de unidade ou erros de cálculo na proposta. Consulta, comparação e adjudicação ficam registadas no mesmo orçamento, prontas a seguir diretamente para a nota de encomenda ou para o contrato de subempreitada.
Criar o mapa comparativo e adicionar as empresas a consultar
- Na lista de mapas comparativos, clique em "Novo" para criar um mapa a partir da lista de preços do orçamento — ou em "Copiar" para duplicar um mapa já existente.
- Dentro do mapa, clique em "Propostas" para gerir as empresas a consultar.
- Adicione cada empresa por "Nova Proposta", escolha-a da lista de fornecedores já registados em "Da lista", ou duplique uma proposta semelhante com "Copiar Proposta".
Enviar o pedido de preços por email
- Marque a coluna "Envio por Email" nas empresas a quem quer pedir preços.
- Clique em "Enviar Pedido".
- Reveja o assunto e o texto do email — o Visualorc propõe um texto predefinido e memoriza o último usado.
- Escolha se quer enviar também a versão em Excel, além do PDF, e se quer rever o email no Outlook antes de o enviar.
- Confirme o envio. O Visualorc regista a data do pedido em cada empresa, para saber quem já foi contactado.
Importar a proposta do fornecedor automaticamente
- Ao receber a resposta, anexe o PDF da proposta na coluna "Proposta do Fornecedor" — clique para escolher o ficheiro, ou arraste-o diretamente do Explorador para a linha da empresa.
- O Visualorc lê de imediato o conteúdo do PDF e tenta identificar os preços de cada artigo.
- Se já existirem preços diferentes para essa proposta, escolha se quer substituí-los pelos lidos no PDF, manter os existentes e preencher apenas o que está vazio, ou cancelar sem alterar nada.
- Reveja o resumo apresentado: preços colocados no mapa, preços existentes mantidos, artigos sem preço na proposta, diferenças de quantidade ou de unidade, e eventuais erros de cálculo na própria proposta do fornecedor.
- Se necessário, abra o relatório completo para confirmar, linha a linha, as correspondências assinaladas como duvidosas.
Comparar e aceitar a proposta vencedora
- Compare os preços de todas as empresas lado a lado com o valor orçamentado.
- Marque a coluna "Selecionada" na proposta vencedora — o Visualorc desmarca automaticamente as restantes, mantendo sempre uma única proposta escolhida neste mapa do orçamento.
- Use o botão de nota, junto ao total de cada mapa, para registar uma observação sobre a escolha feita.
O mapa comparativo do orçamento e o mapa correspondente da gestão de obra são independentes a partir do momento em que a obra arranca: a adjudicação à empresa, as compras e o controlo de custos passam a ser geridos apenas no mapa da gestão de obra, mantendo o mapa do orçamento como registo da proposta inicialmente escolhida.